【元Google社員流】英語のメールの書き方

英語のメールってどうやって書くんだろう? 件名・宛名・挨拶・書き出し・本文・結び・署名、いろいろ日本語と違うけど… まとめて教えてくれるサイトはないんだろうか?

こんなことを考えたことがある方に向けて書きます。

この記事が信用に値するかですが、僕はネイティブな元Google社員で、商社や外資系企業で10年以上の経験があり、おそらく英語のメールをこれまでに何十万通と読んできましたので、実際に使われているフォーマットやコツについては、よく分かっているほうだと思います。

ちなみに、この記事の構成ですが、日本人がもっとも検索しているキーワードを調べて、特に検索ボリュームの多かった項目に答える形で書いています。参考になれば嬉しいです。



件名、タイトル

ここで悩む人は少なそうなのですが、かなり検索されていましたので、ちゃんと解説します。

おそらく件名で考えることと言えば、次のどれかが多いはずです。

  • 何を書くか
  • どれぐらいの長さで書くか
  • どういう形式で書くか

ひとつひとつ説明します。

何を書くか

タイトルの目的は「一目で何が書いてあるかわかる」「あとで探しやすい」ことですので、これにそって考えればOKです。コツとしては、 意味がおかしくならない範囲でできるだけ重要なキーワードから書き始めることです。これは実は、メールのタイトルだけではなく、ブログ記事のタイトルやレポートのタイトルなど、全てのタイトル共通だと思います。

どれぐらいの長さで書くか

スマホで一覧表示されている時に、ちゃんと意味が伝わるようにしたいので、 半角で35文字以内、単語数で5個以内に重要なキーワードを入れておくことといいです。それ以上でもいいと思いますが、この2倍以上になるとスマホでメールを開いた時に、タイトルが2回以上改行しちゃうので読みにくくなります。

どういう形式で書くか

メールの目的によりますが、 僕は以下で整理していました。例文も書きました。

普通のメール(情報共有など)のタイトル例

Presentation deck from ABC conference ABCカンファレンスのプレゼン資料
JP Q1 Revenue Forecast 日本市場のQ1の売上予測
XYZ Industry Report  XYZ業界レポート

アクションを促すメール(フィードバックがほしい時など)のタイトル例

[RSVP by Friday] New Year Party on Jan 18 【返信期限:金曜】1月18日の新年会への参加可否
[Need your feedback] Competitive analysis for XYZ product 【ご意見ください】XYZ製品の競合分析
[URGENT] Please review presentation deck for executive committee  【至急】委員会へのプレゼン資料のレビュー

※ RSVPは「返信ください」という意味です。フランス語の「repondez sil vous plait」が語源です。

重要なメール(よく読んで理解してほしい時など)のタイトル例

[must read] ABC Industry Report 【必読】ABC産業レポート
[please read] This year’s focus for ABC team 【読んでください】ABCチームの今年のフォーカス
[important] About ABC regulations going forward 【重要】ABC規制の今後について

メールの転送時や返信時の注意点

メールを転送する時や、返信する時にいちいちタイトルを変える人がたまにいますが、あれはあまりおすすめしません。

特にGmailでは、メールの自動整理がタイトル毎にされますので、タイトルを変更されちゃうとと別のメールと認識されてしまい、INBOXでみたときに束ねて整理されずに異なる「行」となってしまい、 結果的に他の人のINBOXのメール量を増やしてしまうからです。

あといちいちタイトルを変える人をみて、読み手は「この人は神経質なのかな」とか「暇なのかな」といった あまりポジティブではない印象を受けますので、やはりそういったことに時間を書けないほうがいいです。変えるのは面倒ですし、自己満足であればやめたほうがいいです。

 

宛名

業界や会社の文化によって、宛名のフォーマットは変わりますので、周りをみて合わせるのが一番ですが、丁寧からカジュアルまで順に紹介します。

Dear Ms./Mr. (名字),

これが最も丁寧なフォーマットです。社外で使う場合が多く、特に丁寧な表現になります。日本語では、◯◯様といった感じです。 取引先に使うと、距離を感じてしまうかも知れません。特に米国では初対面以外は使いません。たぶん英国も。ドイツは硬いので使っていそうです。

Dear(名前) ,

これが一番無難で万能なフォーマットです。社外でも取引先で会ったことのある人であれば、使って大丈夫です。日本語では、◯◯さんといった感じです。 取引先とは距離を縮めて、コミュニケーションを円滑にしたいので、これで十分フォーマルかと思います。

Hello(名前),

これはちょっと半端なフォーマットで、使用頻度はあまり多くはありません。 社内だけど目上であったり、どんな人か分からない時に使います。〇〇さん、はじめまして、といったニュアンスです。はじめまして、ではなくても使えますが。Hiより少しだけ距離を感じます。

Hi (名前),

これが一番フレンドリーで、僕が最も使っていたフォーマットです。IT業界では、社内外・初対面・まぶだち問わず、間違いなくこれ一本です。いちいち考えないで済むので、とても楽です。しかも フレンドリーですので、距離も近く親しみやすいです。

 

書き出し

日本語で言う「いかがお過ごしでしょうか?〇〇社の◯◯と申します」

といった出だしの部分ですが、英語でも簡潔に1行以内で済ませましょう。 季節の挨拶とかは無用ですので、読み手に余計な負担をかけないようにしましょう。

例文

  • I hope this email finds you well! I’m XXX from ABC team.
  • I hope you had a relaxing winter break. I’m XXX from XYZ company.
  • I’m XXX from ABC team. We met at XYZ conference. It was very nice meeting you!



本文

本文は用途などによって異なるのでフォーマットは特にありませんが、気をつけておくべきポイントはありますので、それを解説します。

結論を先に書く

これはメールだけでなく、会話・報告・プレゼンなど全てにおいて共通することですが、 何の話をしているか予めインプットすることで、圧倒的に理解しやすくなりますので、まず結論を最初に述べることが大事です。

良くない報告や、反応が分からないことについては、特に結論を後回しにしがちですが、これは読み手に負担をかけてしまうので、返っていらいらさせてしまい逆効果です。どんな場合でもこのルールを徹底すると楽です。

見やすい構成と改行を使う

人は読む時に、視覚で理解して、脳内に情報をマッピングできると理解が早まりますので、メールでも時系列などで情報を羅列するのではなく、 あらかじめ意味合いで整理してあげて、読み手の負担を圧倒的に減らしてあげると効果的です。

具体的には、3行以上同じ行で書かない(メールが黒くなると読まれなくなりますw)、項目毎に整理する、などです。このためには、自分の頭も整理しておく必要があります。「読むことは人を豊かにする」といいますが、「書くことは人を確かにする」とも言えるのは、このためです。

長いメールは送らない

長いメールは、欧米では基本読まれません。

家族やプライベートにも時間を割くためにWork life balance を意識してプライオリティを厳しく立てて仕事をしている人が多いので、メールは一日何時間以内と決めている人が多いです。なので、 黒くて字がいっぱいあるメールは、確実に後回しにされます

文字数の目安ですが、これはもちろん 一概には言えないのですが、500文字以内(単語数ではなく文字数です)を目指すと良いと思います。ツイッターの1Tweetは当初は140文字でしたので、その約3倍ぐらいといった目安です。3Tweetぐらいあれば大抵のことは伝わるはずです。それ以上の内容があれば、会議や電話で話したほうが速いかも知れません。

長文を書いてもいい場合

ただ、やむを得ず長文を書かないといけない場合もあると思います。

  • 急ぎで会議など設定している時間がない
  • 背景などどうしても説明しないといけないことが多い

こういった場合は、構成や段落を上手く使って長文を書いてもいいと思いますが、これはやむを得ない場合の最終手段と認識しておいたほうがいいです。またこういった長文を連発すると、「あの人のメールは長い」という印象を与えてしまい、その後のメールが読まれる確率が下がってしまう可能性もあります。

なので、こういった長文を書く場合、一言謝っておくのも良いかも知れません。

Sorry it’s a bit long, but it’s vital that everyone is on the same page, so let me explain this simply as I can.  みたいな感じです。

TL:DRを使う

Googleやシリコンバレーで良く使われているのが、TL:DRという要約をつけることです。”Too Long: Didn’t Read” という略なのですが、文字通り「長すぎて読めねーし」という人のための要約です。

シンプルに、TL:DR とかいて、要件を箇条書きに書いていきます。

TL:DR

  1. We need your inputs on a serious product issue
  2. We have an issue with product X and the suspected reasons are A, B, and C
  3. We are doing E, D, and F, to resolve this now, but we want to make sure that this is the best course of action

みたいな感じで冒頭でまとめて、この後に本文を書く感じです。

 

結び、締め

メールの結び方に関する検索が一番多かったのですが、ぶっちゃけ結び方はあんまり気にしなくていいと思います。

なぜならば、 結論は最初に述べていれば、結びはなくてもいいぐらいだからです

なので、要件の繰り返しをポジティブなトーンで終わらせるといいです。これもメールの目的意識に立ち返って、メールで何をしたいか(情報共有、アクションを促す、重要性を訴える)に照らして、その目的を達成するためのコメントで締めればいいだけです。

締め方として意識しておくと良いポイントはこれぐらいです。以下、例文です。

情報共有

  • I hope this is helpful for many of you.
  • Please let me know if you have any questions.
  • Please feel free to reach out to me if you have any thoughts or questions.

アクションを促す

  • Please do get back to me by end of the day Friday.
  • I look forward to hearing back from you by Wednesday.
  • Please RSVP no later than 17:00 next Tuesday.

重要性を訴える

  • Please make sure that you read this carefully before XXX.
  • Again, it’s very important that we all understand this. Please ask me if you have any questions.
  • It’s critical that everyone understands this, so please do let me know if anyone has any questions on this matter.

 

署名

英語のメールでの署名方法は、日本語よりも多いので、どれを使えばいいか迷いますよね。日本語だと、とりあえず「よろしくお願いします。◯◯」と名前を書けばいいのですが、英語ではパターンがいつかあって、丁寧さも変わってきます。

結論から言うと、どのパターンを選ぶかは、ニュアンスと好みで決めていいと思います。選びやすいように、丁寧さの度合いに整理しました。

 

最も丁寧

これらは メールではほとんど使われませんが、手紙や紙の公文書ではまだに使われています。ただ、お硬い大企業の社長にお礼のメールを送ったり、結婚式に参加してくれた重要人物へのお礼メールなどであれば、使ってもおかしくはありません。

サインは、フルネームを書きます。名前だけ・名字だけでは不釣り合いです。

ちなみに、Yoursとは「あなたの」という意味で、「あなたの友達」「あなたの◯◯」を指していますが、省略されてとうの昔に書かれなくなったものの名残です。

Yours Truly, → 本当のあなたの◯◯より

丁寧度   ⭐⭐⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐

Respectfully Yours,  → 敬意をもってあなたの◯◯より

丁寧度   ⭐⭐⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐

Yours Sincerely,  → 誠意をもってあなたの◯◯より

丁寧度   ⭐⭐⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐

Sincerely Yours, → あなたの◯◯より、誠意をもって

丁寧度   ⭐⭐⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐

Sincerely, → 誠意をもって

丁寧度   ⭐⭐⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐

 

丁寧

Regardsとは「敬意をもって」といった意味です。 社内外で使えますが、少しいつもより丁寧にしたい時に使えます。ずっと丁寧にしたければ、毎回使ってもおかしくはありません。ただ、毎回これを使ってしまうと、もっと丁寧にしたい時にステップアップできなくなりますので、要所使えると良さそうです。

サインは、名前だけでも、フルネームでも、どちらでもOKです。名字で呼ばれたければ、もちろん名字だけでもOKです。

Kind regards, → やさしい敬意で(初めて丁寧なメールを送る時など)

丁寧度   ⭐⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐⭐

Warm regards, → 暖かい敬意で(初めて丁寧なメールを送る時など)

丁寧度   ⭐⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐⭐

With regards, → 敬意をもって(初めてではないけど丁寧さを維持する時など)

丁寧度   ⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐⭐

Best wishes,  → 一番の願いを込めて(何か幸運を祈りたい時、お別れ時など)

丁寧度   ⭐⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐

All the best, → 全てに願いを込めて(何か幸運を祈りたい時、お別れ時など)

丁寧度   ⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐

 

万能

社内外問わず、常に使える万能なパターンです。僕は、敬意よりも感謝を伝えるほうが好きなので、感謝する内容があればできるだけ Many thanks, を使って、他はBest regards, にしていました。毎回考えると思考の無駄ですので、2つぐらいに絞れると楽です。

サインは、名前だけでOKです。名字は要りません。

Best regards, → 一番の敬意をもって

丁寧度   ⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐⭐⭐⭐

Regards, → 敬意をもって

丁寧度   ⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐⭐⭐

Thank you, → ありがとうございます。

丁寧度   ⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐⭐

Many thanks, → たくさんの感謝で

丁寧度   ⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐

With thanks, → 感謝をもって

丁寧度   ⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐

 

カジュアル

社内では、ほぼこれで十分かと思います(会社や業界によりますが)。そして、Talk soon, からも分かるように、ここまで来ると短ければなんでもOKです。例えば、See you soon, Looking forward, Appreciate it, とか、自分で作ってOKです。

サインは、名前だけでOKです。名字は要りません。

Best, → Best regards, Best wishes, などの省略版

丁寧度   ⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐⭐⭐⭐

Thanks again, → たびたびありがとうございます

丁寧度   ⭐⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐⭐⭐

Thanks, → ありがとうございます

丁寧度   ⭐⭐
使用頻度  ⭐⭐⭐⭐⭐

Cheers, → どうもです

丁寧度   ⭐
使用頻度  ⭐⭐⭐⭐⭐

Talk soon, → それではまた

丁寧度   ⭐
使用頻度  ⭐

 

返信

メールと言えばほとんど社内や取引先とのやりとりと思いますので、それを前提に書きます。カスタマーサービスの場合は、もう少し丁寧になります。

期待されていない返信はしない

日本ではわりと律儀に「了解しました」とか「ありがとうございました」と必ず返信する人が多いですが、 欧米では逆に相手のメール量を気遣って不要なメールは送らない人が多いです。

なので、どうしても感謝の言葉を伝えたい時以外やフィードバックがないときは、基本はスルーです。コメントもなくてもちょっと寂しい感じがすれば、何回かに一度「見てますよ」的に返信する人もいます。

あと、1対1であれば返信して、1対多数であれば返信しない、という人も割と多いと思います。これも全員が「ありがとう」と言い合えば、あっという間にINBOXが溢れ返るからです。

返信は簡潔でも無礼ではない

また返信は、英語では要点だけでOKです。日本語だと、「◯◯様、お世話になっております。◯◯社の◯◯です。メール拝受いたしました。ありがとうございます。内容を確認したところ、〇〇と思います。したがって、◯◯していただけませんでしょうか?よろしくお願いいたします。◯◯」みたいな長ったらい文章が多いのですが、英語では簡潔なメールがよしとされます。

例えば、英語の返信であれば、”Thank you John. My impression is blahblahblah. Do you think we could do blahblahblah? Thanks, XXX” みたいな感じで、要件をさっと言ったほうが、読み手の負担が少ないし、逆に気を使って書いてくれているとすら思ってくれるはずです。

逆に、無駄に文章が長くてもメールが真っ黒だと、仕事が遅そそうとか、面倒くさい人かも、といった印象すら与えかねませんので、 デフォルトととしては、サクッと送るパターンがいいと思います。特別に気遣う必要がある場合にだけ、少し付け足せばいいと思います。

返信先の選定は目的意識をもつ

返信先は、だいたいそのまま全員返信する人が多いと思います。スルーできずに返信せざるを得ない場合は、基本これでいいと思いますが、 迷惑だなと思えば、送信者だけ、或いは、特定の人に絞って送るといいと思います。これも返信の目的意識がクリアであれば、自ずと誰に送るべきか迷いは少なくなるはずです。

 

催促

急ぎで返信を催促する場合の例も、参考までに書いておきます。

  • I just wanted to send a friendly reminder to let us know your feedbacks no later than Friday. Thank you, XXX
  • Friendly reminder to email me your preference before Wednesday. Many thanks, XXX
  • Just a friendly reminder to RSVP by end of the day Friday. Thanks, XXX

こんな感じでしょうか。メールが好きな人ってあまりいないと思うので、 ”Friendly”といった言葉を入れて、表現を丸くすると「未読メールを増やすしつこい嫌なやつ」と思われずに目的が達成できますw

 

自己紹介

以前、「英語の自己紹介で好印象を残す心得と例文」というのをまとめたのですが、基本的にはそれを文章に書き下ろせばOKです。

【元Google社員のコツ】英語の自己紹介で好印象を残す・方法と例文

2018年11月23日

会話とメールの違いは、表情がないため、感情があまり伝わらない点です。なので、僕が推奨するのは、どこかに一つ絵文字でニコニコマークを入れることと、一つびっくりマークを入れることです。

もちろん醸し出したいキャラによりますが、ニコニコが一つあるだけでフレンドリーな印象になり、びっくりマークが一つあるだけでエネルギッシュな印象を与えられます。

いずれも入れないと、メールだと何を書いても、わりと無感情な普通な印象になりがちです。

 

自動返信:オートリプライ

休暇や不在時の自動返信ですが、これも念のため、僕が使っていたフォーマットを書いておきます。 簡潔で読みやすければ、なんでもいいと思います!

出張や長期研修時

Thank you for your email. I’ll be returning to office on July 21st. Emails will be read from time to time, but please expect delay in response time. Thank you.

Best regards,
XXX

休暇時

Thank you for your email. I’ll be returning to office on July 21st. Emails will not be read, so please expect delay in my responses.

For urgent matters, please contact XXX@abc.co.jp

Thank you.

Best regards,
XXX

 

まとめ

どうでしょう、参考になったでしょうか?

仕事に携わっている全ての人が使っているのが、メールですよね。なので、今回は気合を入れた長めの投稿になりました。でもメールは本当に気をつけないと、それだけで一日が終わってしまいます。

僕はというと、メールが大嫌いでしたw どこかで読んだのですが、 ”Emails are other people’s priorities”と言っていて、「あー、なるほど、たしかに」と思った記憶があります。なので、「メールは自分が本当にやりたいことを邪魔するもの」という意識が強くありました。

もちろん自分の仕事を進めるうえでもメールは使うわけですが、 大半はほかの人の仕事であることが多いわけです。それに時間の大半をかけるということは、不必要に全員が全員の仕事に時間を使いあう、過剰重複みたいな状態になり、会社としてのアウトプットが下がる、と僕は思っています。

なので、結果を出したければ、メールはほどほどにしましょう!

と言っても、やたらと「おい、あれ読んだか?」とか「あれ、返信したか?」と言ってくる上司はいると思いますが、「返信は早くないけど、結果をめっちゃ出す人」になればいいだけです。そしてそれが評価されなければ、チームを変えたり転職して、もっと生産性の高い組織へ移るのが良いと思います。

みなさんのメールライフが、ストレスフリーで、生産的でありますように。

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2018年12月18日

【満点取得の元Google社員が厳選】TOEICアプリおすすめ8選

2019年1月8日

ここまで読んでくれて、ありがとうございます。
YOLO. You only live once!



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